Все чаще малый и средний бизнес сталкивается с изменениями привычных рабочих процессов. Развитие технологий и разнообразие ИИ-сервисов вносят заметные перемены в привычную жизнь. Появляется все больше приложений и сервисов, которые могут выполнять задачи не хуже самого человека. Может ли автоматизация задач улучшить качество, сэкономить время и бюджет, рассказал создатель сервиса MySanta — Виктор Бабичев.
Выгорание сотрудников
Часто можно услышать распространенное мнение, что сотрудники склонны к выгоранию, потому что их перегружают работой. Но на самом деле, как правило, люди устают не из-за количества задач, а отсутствия смысла и результата. Настоящая причина выгорания — фрустрация: сотрудник вкладывает усилия, переключается между задачами, старается, но результаты работы плохие или незаметные. Это происходит из-за внутренних противоречий в компании, отсутствия понятных процессов и работающих политик. Перегрузка — лишь следствие хаоса, а не его первопричина.
Фрустрация может сопровождаться такими эмоциями, как разочарование, раздражение или бессилие.
Какие процессы можно автоматизировать
Автоматизация бизнес-процессов интегрируется в выполнение обычных обязанностей. Вместо того, чтобы заменять человека, как многие предполагают, это программное обеспечение расширяет его возможности. Сотрудники могут направить эти усилия на более сложные, требующие детального внимания и участия задачи.
Теперь работники могут выполнять более широкий спектр задач с гораздо большей эффективностью и без риска человеческих ошибок. Это является ключевым фактором успеха внедрения цифровых технологий.
В малом и среднем бизнесе на сегодняшний день можно автоматизировать любые процессы, если они:
- описаны,
- соблюдаются,
- понятны всем участникам.
Хаос автоматизировать невозможно, так и экономить на нём тоже не получится. Любая автоматизация будет стоить дороже по принципу строительства: ошибка на этапе проектирования — 1 рубль, на этапе реализации — 10 рублей, после сдачи объекта — 100 рублей. То же самое с IT-системой: систематизировать бардак значит закрепить и умножить его.
При хорошо выстроенных процессах автоматизация повышает продуктивность и согласованность работы не только сотрудника, но и всей команды. Но если процессы разрознены или они фиктивные, то автоматизация усиливает трение, сопротивление и внутренние конфликты.
Как внедрить автоматизацию в бизнес
Шаг 1. Нарисовать процессы
Можно использовать сервис Miro или визуализировать на бумаге, но следует соблюдать следующие правила:
- Процессы должны быть понятны.
- Роли участников должны быть определены.
- Точки входа и выхода обозначены.
- Все заинтересованные лица согласовали модель.
Шаг 2. Проверить, живёт ли компания по этим процессам
Это самый болезненный этап, особенно в малом бизнесе, где многое держится на личных решениях руководителя.
Если фактическая работа расходится с нарисованной моделью, автоматизация процессов будет невозможна.
Шаг 3. Внедрение инструментов
Сейчас автоматизация стала значительно доступнее:
- Простые цепочки можно собрать на AppSheet, Notion, Make, Trello, Битрикс, АмоСRM.
- Документооборот можно поднять за пару дней.
- Интеграции собираются без программистов.
На примере сервиса MySanta можно увидеть, как упростить обычные задачи, сэкономив время и минимизировав риск ошибки или неудачи:
- Генератор виджетов. Этот инструмент помогает быстро и удобно создавать контент, не тратя время на написание кодов.
- Редакционная политика. На сайте сервиса есть отдельная страница с полезными статьями, которые помогут выбрать идеальный подарок или организовать корпоратив. Чтобы качество статей оставалось высоким и соответствовало стандартам, была разработана редакционная политика.
- Система тегов и редактор Ghost. Все статьи публикуются с учетом заранее заданных тегов. Они помогают лучше организовать навигацию по блогу. Процесс публикации автоматизирован: сотрудники используют единые шаблоны и оформляют статьи по общей схеме.
- ИИ для картинок. Для визуальной составляющей статей используется искусственный интеллект, который генерирует изображения, соответствующие тематике каждого материала. Это экономит время на поиск или создание изображений и делает контент более привлекательным и профессиональным.
- Чек-листы. Они помогают сотрудникам следить за выполнением всех пунктов, начиная от структуры текста до требований к стилю и тону.
- Task tracker в Notion. Благодаря трекеру каждый копирайтер видит, на какой стадии находится общий проект.
- Google Sheets, чтобы ничего не затерялось. Это база данных, в которой собраны все идеи для будущих публикаций и разработок.
Автоматизация — мощный инструмент, но она не лечит хаос. Она только усиливает то, что уже есть в компании. Если процессы понятные, прозрачные и устойчивые, автоматизация делает их быстрее, дешевле и эффективнее. Если процессы живут в головах, противоречат друг другу или зависят от личных договоренностей — автоматизация окажется недействительной.
Поэтому для малого и среднего бизнеса ключевой шаг — не автоматизация как таковая, а создание нормальных и стабильных процессов, которым доверяет руководство и которые соблюдают сотрудники. Только после этого автоматизация начинает приносить экономию, дисциплину и рост бизнеса.
Виктор Бабичев
Фото из личного архива эксперта
